- ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化し、紙のハンコ運用からの切り替えに使われている
- クラウド型とオンプレミス型で初期費用・運用の手間が大きく変わる
- 料金は「1人あたりの月額」だけでなく初期費用・サポート費用を合わせて比べるのが基本
- 既存の勤怠・労務・グループウェアとの連携可否で選ぶと失敗しにくい
- テレワーク定着を背景に、クラウド型ワークフローへの切り替えが進んでいると評価されている
ワークフローシステムとは何か
ワークフローシステムとは、稟議書や経費申請、休暇申請などの社内手続きを電子化し、申請から承認、決裁までの流れをシステム上で完結させる仕組みのことを指す。これまで紙の申請書に上司から部長、役員まで順番にハンコを押してもらう運用だった企業でも、クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、出社していなくてもスマートフォンやパソコンから承認作業を進められるようになる。
ポイント:ワークフローシステムは単なる「電子印鑑」ではなく、承認ルートの自動分岐や、申請内容に応じた承認者の切り替えまでカバーできる点が従来の紙運用との大きな違いとされている。
ワークフロー比較で見るべき5つのポイント
数多くのサービスが存在するため、どの軸で比較するかを決めておくと選びやすくなる。代表的な比較軸を整理すると次のようになる。
| 比較ポイント | チェック内容 |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド型かオンプレミス型か、既存システムとの相性 |
| 料金体系 | 1人あたり課金か組織単位課金か、初期費用の有無 |
| 承認ルートの柔軟さ | 分岐承認・代理承認・差し戻しへの対応範囲 |
| 外部連携 | 勤怠・労務・会計ソフトとのデータ連携 |
| 操作のわかりやすさ | 現場社員が迷わず使えるシンプルさ |
全部を満点で満たすサービスは少ないため、自社にとって譲れない条件を2〜3個に絞るのが比較を進める際のコツと言われている。
ワークフローシステムおすすめ7選
ここでは、申請・承認の電子化を検討する際によく比較対象として挙がるサービスを紹介する。企業規模や業種によって向き不向きがあるため、特徴を押さえたうえで候補を絞り込んでほしい。
コラボフロー
コラボフローは、幅広い業種・規模の企業に導入されているクラウド型ワークフローシステムの一つ。申請フォームをノーコードで作成できる柔軟さが評価されており、稟議・購買・休暇申請など用途別のテンプレートも豊富に用意されている。比較的低い料金帯から始められるプランがあり、はじめてワークフローシステムを導入する中小企業にも選ばれやすいとされている。
少人数から段階的に利用を広げたい企業に向いていると評価されている。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、同シリーズの勤怠管理・労務管理ソフトとセットで利用できる点が特徴のクラウド型サービス。勤怠データと申請内容を連動させやすいため、残業申請や休暇申請の運用をまとめて効率化したい企業に向いていると評価されている。すでにジョブカンの他サービスを導入している企業であれば、追加の学習コストを抑えて移行しやすい。
キックフロー
キックフローは、シンプルな操作性を重視して設計されたクラウド型ワークフローシステム。申請・承認の画面がわかりやすく、ITツールに不慣れな社員でも使いやすいという声がある。複雑な承認ルートを多数組みたい大企業よりも、スピード重視でまず電子化を始めたいスタートアップや中小企業との相性が良いとされている。
初期費用を抑えて始めやすい設計になっていると紹介されることが多い。
楽々ワークフローII
楽々ワークフローIIは、大企業や官公庁を含む大規模組織での導入実績が多いことで知られるワークフローシステム。複雑な承認ルートや条件分岐にも対応できる拡張性が強みとされ、他システムとの連携や独自カスタマイズを前提とした導入にも向いている。クラウド版とオンプレミス版の両方が用意されており、セキュリティ要件が厳しい企業でも選びやすい。
サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、グループウェアの一機能としてワークフローを利用できるサービス。スケジュール管理や社内掲示板など他の業務機能とまとめて導入できるため、ワークフロー単体を探しているというより、社内の情報共有全体を見直したい企業に向いていると評価されている。中小企業での導入実績が多く、国内のワークフロー関連の利用状況調査でも名前が挙がることが多いサービスの一つ。
グループウェア一式をまとめて見直したいタイミングでの検討候補になりやすい。
ガルーン
ガルーン（Garoon）は、サイボウズが提供する大企業・中堅企業向けのグループウェアで、ワークフロー機能もその一部として利用できる。部署数・拠点数が多い組織でも運用しやすい設計とされ、スケジュール調整やファイル共有と合わせて全社的な業務基盤として導入されるケースが多い。すでに社内で利用しているシステムとの連携を重視する企業にも選ばれやすい。
ジンジャーワークフロー
ジンジャーワークフローは、人事労務系のクラウドサービス群の一つとして提供されているワークフローシステム。勤怠・人事データとの連携を前提に設計されているため、入退社手続きや労務関連の申請を電子化したい企業との相性が良いと評価されている。シリーズ内の他サービスを併用することで、申請から人事データの更新までを一連の流れでまとめやすい点が特徴とされている。
人事・労務の電子化を優先したい企業は、この切り口で比較候補に入れておきたい。
クラウド型とオンプレミス型の違いを整理
ワークフローシステムを比較する際、最初に決めておきたいのが提供形態。クラウド型は初期費用を抑えて短期間で導入できるのが特徴で、インターネット経由でどこからでも承認作業ができる点がテレワーク環境との相性の良さにつながっている。一方オンプレミス型は、自社サーバーに構築するためセキュリティポリシーが厳しい組織や、既存の基幹システムと深く連携させたい場合に選ばれやすい。
近年はクラウド型の導入が急速に進んでいると紹介されており、まず試しやすい点が選ばれる理由の一つとされている。
料金プランを比較する際の注意点
ワークフローシステムの料金体系はサービスごとに差が大きい。1ユーザーあたりの月額課金を採用しているサービスが多いが、組織単位での課金を採用しているサービスもあるため、利用人数の増減が見込まれる企業は契約前に確認しておきたい。また、月額料金だけでなく初期費用・サポート費用・オプション機能の追加費用まで含めて、数年単位のトータルコストで比較することが推奨されている。
無料トライアルを用意しているサービスも多いため、本契約前に実際の操作感を確認しておくと導入後のギャップを減らしやすい。
失敗しない選び方のコツ
- 現在の承認ルートを紙のまま電子化できるか、事前に書き出して確認する
- 利用人数の増減を見据えて、料金体系が合うかチェックする
- 勤怠・労務・会計などすでに使っているシステムとの連携範囲を確認する
- スマートフォンからの承認操作がしやすいかを試す
- サポート体制（電話・チャット・導入支援の有無）を比較する
複数サービスの無料トライアルを並行して試し、現場社員の反応を見てから本導入を決める進め方が選びやすいとされている。
よくある質問
Q. ワークフローシステムは中小企業でも導入しやすいですか？
A. クラウド型であれば初期費用を抑えて少人数からでも始められるサービスが多く、中小企業での導入例も多いと評価されている。
Q. 既存の紙の申請書フォーマットはそのまま使えますか？
A. 多くのサービスでノーコードの申請フォーム作成機能があり、既存フォーマットに近い形で再現できるケースが多い。
Q. 承認者が出張や休暇で対応できない場合はどうなりますか？
A. 代理承認や承認者の自動切り替え機能を備えたサービスが多く、運用ルールとして事前に設定しておくことが推奨されている。
Q. 勤怠管理システムとの連携は必須ですか？
A. 必須ではないが、勤怠・労務関連の申請が多い企業は連携できるサービスを選ぶと運用の手間を減らしやすい。
Q. オンプレミス型からクラウド型への移行は大変ですか？
A. データ移行や承認ルートの再設定が必要になるため、移行支援やサポート体制があるサービスを選ぶと進めやすいとされている。
Q. 無料プランだけで運用を続けることはできますか？
A. 無料プランは機能や利用人数に制限があることが多く、本格運用には有料プランへの切り替えを検討するケースが一般的とされている。
まとめ
ワークフローシステムは、提供形態・料金体系・承認ルートの柔軟さ・外部連携のしやすさという軸で比較すると、自社に合うサービスを見つけやすくなる。紙の申請運用からの切り替えを検討している場合は、無料トライアルを活用しながら現場の使いやすさを確認し、数年単位のコストも含めて検討することが選び方の基本と言える。
ワークフローシステムおすすめ7選｜料金と機能で比べるをまとめました
今回紹介したコラボフロー、ジョブカンワークフロー、キックフロー、楽々ワークフローII、サイボウズ Office、ガルーン、ジンジャーワークフローは、いずれも用途や企業規模によって強みが異なる。自社の承認ルートの複雑さや既存システムとの連携要件を整理したうえで、複数のサービスを比較しながら無料トライアルを試すことが、導入後のギャップを減らす近道になる。
